Importering af data til din forening
Sidst opdateret: 24-05-2026
Disse funktioner kræver, at din rolle har rettigheden 'Dataimportadministrator'.
Manuel indtastning af data er en frustrerende opgave, der giver anledning til ukorrekte data. Derfor kan du via vores importeringssystem let importere medlemsdata til foreningens medlemskartotek.
Importering: overordnet
Vores importeringssystem er designet til at give mulighed for opdagelse og rettelse af fejl inden data importeres, og der er derfor flere skridt i processen. Vi giver her en overordnet gennemgang af importeringsprocessen.
Datafilen
Første skridt er at klargøre en Excel-fil med de data, du ønsker at importere. Filen skal bestå af en eller flere kolonner (det er typisk nemmest hvis første række indeholder kolonneoverskrifter, men det er ikke et krav), som svarer til de forskellige datapunkter, du ønsker at importere. Hvis du eksempelvis importerer medlemmer, svarer hver række til et medlem.
Når filen er klar, skal du eksportere den som en CSV-fil. Det gøres i Excel ved at trykke "Filer" > "Eksporter" og vælge "CSV (semikolonsepareret)". I nogle versioner af Excel skal man trykke "Skift filtype" når man har trykket "Eksporter", ellers kan man ikke se knappen "CSV (semikolonsepareret)". Tryk til sidst "Gem som" og gem filen et sted på din computer, hvor du kan finde den igen. Filen bliver nu gemt i et format, som Forenikas importeringssystem let kan læse.
Hvis Excel spørger, om CSV-filen skal genereres med komma eller semikolon som separator, kan du frit vælge - Forenikas importeringssystem understøtter begge dele.
Opret import-job
Næste skridt er at logge ind i Forenika og gå til dataimportsiden i det administrative dashboard. Her vil du se en liste over de eksisterende import-jobs. Tryk nu på "Nyt import-job".
Du har nu mulighed for at vælge hvad du vil importere, eksempelvis medlemskaber. Når du har valgt, skal du uploade datafilen, som du klargjorde i det forrige skridt.
Når du har uploadet datafilen, vil du se en forhåndsvisning af de rækker, der vil blive importeret. Det kan du bruge til at opdage eventuelle fejl. Hvis du opdager fejl, er det nemmest at rette dem i Excel-filen, eksportere den som CSV igen og uploade den forfra.
Udover at uploade datafilen kan du vælge, om du vil modtage notifikationer på mail om dit import-job. Dette er kun relevant for store import-jobs, som kan tage længere tid at behandle. For mindre import-jobs kan du regne med at behandling kun tager få øjeblikke.
Når du har uploadet din datafil, har du mulighed for at markere om filen indeholder kolonneoverskrifter. Hvis det er slået til men der ikke er kolonneoverskrifter i filen, vil den første række med data blive behandlet som overskrifter - så husk at tjek at den er sat korrekt.
Fordel kolonner
Efter du har uploadet din datafil, vil der udover forhåndsvisningen også komme et felt i højre side af skærmen, der hedder "Fordel kolonner". Her skal du markere hvilke kolonner i datafilen, der passer til hvilke datapunkter på medlemmet.
Eksempelvis kan der være en kolonne i din datafil, der har en overskrift, der er "navn". Til den kolonne vælger du så datapunktet "Navn". Hvis en kolonne ikke skal importeres, kan du vælge "Ignorer kolonne" i listen af datapunkter - så bliver den ikke importeret.
Det er vigtigt, at du fordeler kolonnerne korrekt. Hvis der laves fejl i fordeling af kolonner, kan medlemmers data komme til at stå forkert, og det kan tage lang tid at rette senere.
Når du har fordelt kolonnerne, skal du trykke på "Igangsæt import-job". Din datafil vil nu blive behandlet, tjekket for fejl eller ulæsbar data og gjort klar til importering.
Bemærk, at dine data ikke importeres endnu. Der vil stadig være mulighed for at rette fejl efter du har trykket "Igangsæt import-job".
Gennemgang og kontrol af data
Når dit import-job er behandlet, vil du kunne se en liste af alle de rækker, der er klar til importering. Hvis nogle rækker har datafejl eller ulæsbar data, vil de fremgå med rødt og være markeret som fejl. Rækker med fejl vises øverst i listen, så de er lette at finde.
For hver række med fejl vises to knapper i højre side: en knap med et spørgsmålstegn, som du kan trykke på for at se hvad der gik galt med rækken, og en knap med en pil på. For at rette fejlen(e) i en række, skal du skrive i de felter, der har fejl, så der står det rigtige data. Derefter trykker du på knappen med pilen, og så bliver de rettede data overført.
Gennemfør importering
Når du er tilfreds med rækkerne i dit import-job, skal du i højre side af skærmen trykke "Gennemfør importering". Afhængigt af hvad du importerer kan der være noget du skal vælge først (eksempelvis skal man ved importering af medlemmer vælge, om Forenika skal udsende velkomstmails til de ny-importerede medlemmer).
Bemærk, at det er muligt at gennemføre et import-job selvom der er fejl i nogle rækker. Hvis du gennemfører et import-job med rækker med fejl, vil de fejlagtige rækker blive ignoreret.
Importering af medlemmer
Når du ønsker at importere medlemmer til din forening, er der følgende datapunkter, der kan importeres:
- navn*
- email*
- telefonnummer
- medlemsnummer
- adresse (vej og nr)
- postnummer
- by
- land
- fødselsdato
- bruger-id (kan bruges til at forbinde medlemskaber til brugere under import. Hvis intet bruger-id angives, oprettes medlemskabet uden brugertilknytning. Du kan senere udsende velkomstmails, som giver mulighed for brugertilknytning.)
- rolle-id (kan bruges til at tildele bestemte roller i foreningen til de medlemmer, der importeres. Hvis intet rolle-id angives, bruges foreningens standardrolle automatisk)
- indmeldingsdato
- dato for anmodning om medlemskab
- dato for udmelding
Det er kun datapunkter markeret med *, der er påkrævede - alle andre felter er frivillige.
Når du importerer datoer, skal du være opmærksom på, at datoerne skal angives i DD-MM-YYYY eller YYYY-MM-DD format. I enkelte tilfælde kan det være relevant at importere såkaldte "timestamps", eksempelvis ved importering af data fra et andet system. Hvis der skrives tal i et dato-felt, behandles det som et timestamp i sekunder, dvs. antallet af sekunder fra 1. januar 1970.