Privatlivspolitik for Forenika ApS

1. Introduktion

Forenika ApS, Lindebugten 39, 2500 Valby, CVR-nr. 45429687 (“vi”, “os” eller “vores”) driver en webapplikation (“tjenesten”) til brug for foreninger (“foreningen”) og deres medlemmer (“foreningsmedlemmet”). Denne privatlivspolitik (“privatlivspolitikken”) beskriver, hvordan vi indsamler og behandler personoplysninger, når du (i) gør brug af tjenesten og/eller (ii) kontakter os med henblik på at indgå en aftale, få support eller lignende.

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik, eller hvis du ønsker at udøve dine rettigheder som beskrevet i pkt. 9, kan du kontakte os på info@forenika.dk.

2. Roller og ansvar

Foreningens bestyrelse og medlemmer har adgang til tjenesten via personlige brugerkonti. Hver brugerkonto kan være tilknyttet medlemskaber i én eller flere foreninger, hvor adgang til data og funktioner styres af foreningens bestyrelse baseret på medlemskabets rolle.

Foreningen er dataansvarlig for medlemsdata, herunder alle oplysninger, foreningen indsender til tjenesten om foreningsmedlemmerne og oplysninger, som foreningsmedlemmerne selv indsender til foreningen i tjenesten. Vi er databehandlere af foreningens medlemsdata og behandler disse data udelukkende på vegne af foreningen på baggrund af instruks fra foreningen og i henhold til databehandleraftalen, der er indgået mellem foreningen og os.

Vi er dataansvarlige for personoplysninger knyttet til brugerkonti, dvs. oplysninger, der ikke relaterer sig til et medlemskab hos en forening.

3. De data vi behandler

Når du gør brug af tjenesten, indsamler og behandler vi følgende typer personoplysninger:

Medlemsdata: Personoplysninger, som foreningen indtaster eller overfører om foreningsmedlemmerne eller personoplysninger, som foreningsmedlemmerne selv indtaster eller overfører om sig selv. Medlemsdata indeholder men er ikke begrænset til navn, e-mail, adresse, fødselsdato, medlemsstatus og rolle i foreningen. Formålet med denne indsamling og behandling er at kunne tilbyde tjenesten, som er afhængig af disse personoplysninger for fuld funktionalitet.
Brugerkontodata: Oplysninger om din brugerkonto, som anvendes til adgang til tjenesten, herunder e-mail og login-oplysninger. Formålet er at kunne tilbyde tjenesten og sikre tjenesten mod uberettiget adgang.

Når du kontakter os, indsamler og behandler vi de personoplysninger, du giver os. Formålet er at kunne behandle din henvendelse. Det indebærer typisk navn og e-mail.

4. Retsgrundlag

Når du gør brug af tjenesten, er retsgrundlaget for behandling af personoplysninger, at det er nødvendigt for at opfylde den aftale, vi har indgået med dig jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger efter endt aftale er vores legitime interesser, og det er her vores vurdering, at dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder ikke går forud herfor jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. I enkelte tilfælde kan behandlingen af personoplysninger efter endt aftale være nødvendig for overholdelse af lovgivning, der er pålagt os, og i et sådant tilfælde er retsgrundlaget GDPR artikel 6, stk. 1, litra c.

Når du kontakter os, er retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger vores legitime interesse i at yde kundeservice, og det er vores vurdering, at dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder ikke går forud herfor, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

5. Videregivelse af data

Medlemsdata som defineret i pkt. 3 videregives ikke til tredjepart uden foreningens udtrykkelige instruks eller lovkrav. Som følge af foreningens instruks bliver medlemsdata videregivet til de underdatabehandlere, der er godkendt af foreningen. Du kan finde en liste over disse underdatabehandlere i vores databehandleraftale.

Brugerkontodata som defineret i pkt. 3 videregives til vores server- og databaseleverandør, som fremgår af databehandleraftalen. Derudover kan din brugerkontoemail deles med vores analyticsleverandør, hvis du har givet samtykke til cookies til brug for analytics.

6. Opbevaring og sletning

Personoplysninger opbevares kun så længe det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til jf. pkt. 3. Når vi ikke længere har nogen grund til at gemme dine data, sletter vi dem permanent i overensstemmelse med GDPR.

7. Databehandleraftale

Vi har indgået en databehandleraftale med din forening, der beskriver vores forpligtelser som databehandler af personoplysninger på vegne af foreningen og forpligter os til overholdelse af databeskyttelsesforordningens mange restriktioner, som sikrer dine data.

8. Sikkerhed

Vi har implementeret en lang række tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte alle personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab eller ødelæggelse. Du kan læse mere om hvordan vi beskytter dine data på vores sikkerhedsside.

Læs mere om hvordan vi beskytter dine data

9. Dine rettigheder

Databeskyttelsesforordningen (GDPR) sikrer, at du som bruger af Forenika har en lang række rettigheder i forhold til de personoplysninger, som vi er dataansvarlige for. Du har

ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig,
ret til at få berigtiget urigtige oplysninger,
ret til at blive glemt,
ret til at få begrænset behandling af dine data under visse betingelser,
ret til at få dine personoplysninger udleveret, og
ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger baseret på legitime interesser.

For at gøre brug af dine rettigheder eller for spørgsmål om dine rettigheder kan du kontakte os på info@forenika.dk.

For information om eller brug af de rettigheder, du har i forhold til de personoplysninger, som din forening er dataansvarlig for, skal du kontakte foreningen.

10. Opbevaring af data til dokumentation

For at kunne dokumentere accept af aftaler mellem foreningen og os, opbevarer og behandler vi personoplysninger (navn, e-mail og rolle i foreningen) om slutbrugere, der, på vegne af en forening, har accepteret en juridisk aftale. Dette gør vi på baggrund af en legitim interesse i at kunne dokumentere accept af aftaler ved eventuel fremtidig tvist, og vi vurderer, at dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder ikke går forud herfor. Opbevaring af de nødvendige personoplysninger kan fortsætte efter ophørt aftale med slutbruger om brug af tjenesten, såfremt slutbrugeren på vegne af en forening har indgået en aftale med os og foreningen fortsat har en aktiv aftale. I så fald vil personoplysningerne blive opbevaret efter samme sikkerhedsprincipper som andre personoplysninger jf. pkt. 8 og blive slettet, hvis aftalen med foreningen ophører. Retsgrundlaget for denne opbevaring og behandling af personoplysninger på baggrund af en legitim interesse er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

11. Ændring af Privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre privatlivspolitikken. Vi anbefaler derfor, at du løbende holder dig orienteret om ændringer i privatlivspolitikken på vores hjemmeside.

12. Klageret

Hvis du mener, at vi ikke behandler dine data i overensstemmelse med gældende lovgivning, har du ret til at klage til Datatilsynet. Læs mere om hvordan du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger her: https://www.datatilsynet.dk/borger/klage/saadan-klager-du